fax server là gì và chức năng của nó

Máy chủ fax hay fax server là máy chủ vật lý hoặc máy chủ ảo được kết nối với mạng cục bộ (LAN) cho phép người dùng máy tính gửi và nhận tin nhắn fax từ bất kỳ máy tính nào được kết nối với mạng LAN.

2018-11-12_092004

Ngoài ra, thuật ngữ fax server còn là một từ được sử dụng để mô tả chương trình phần mềm cho phép gửi hoặc nhận tin nhắn fax từ máy tính. Phần mềm fax chạy trên máy chủ hoạt động song song với một hoặc nhiều bảng fax chuyên dụng được kết nối với đường dây điện thoại.

Chức năng của fax server

Chức năng chính của fax server là nhận tài liệu từ người dùng, chuyển đổi chúng thành định dạng fax và truyền tới người nhận. Máy chủ fax cũng nhận các cuộc gọi fax và các tuyến nhận fax đến người dùng qua email, lưu trữ chúng trong một thư mục trên mạng LAN hoặc in vào một máy in được kết nối với mạng LAN.

Cách sử dụng fax server

Người dùng có thể giao tiếp với fax server theo nhiều cách. Phương pháp phổ biến nhất là tích hợp khả năng fax vào máy chủ email – ứng dụng mà doanh nghiệp nào cũng có, được sử dụng từ các dịch vụ máy chủ phổ biến hiện nay như thuê máy chủ giá rẻ, thuê máy chủ dùng riêng… Việc này cho phép người dùng soạn thư email, có hoặc không có tệp đính kèm, và chuyển thư email đến số fax của người nhận. Các bản fax nhận được bởi fax server có thể được định tuyến trực tiếp đến hộp thư email của người dùng, thường là dưới dạng tệp đính kèm PDF tới một email.


2018-11-12_092135

Nhiều máy chủ fax bao gồm một trình điều khiển máy in cục bộ cung cấp chức năng in-fax. Khi người dùng cần gửi fax, người đó chỉ cần in một tệp đến máy in fax. Máy in này chuyển đổi (các) tài liệu sang định dạng fax và chuyển nó vào máy chủ fax để truyền. Một số máy chủ fax, chẳng hạn như Sử dụng máy chủ Fax , cung cấp nhiều tùy chọn trình điều khiển máy in và cung cấp khả năng fax tự động cho các ứng dụng ERP và doanh nghiệp sử dụng chức năng in.

Các phương pháp khác có thể sử dụng máy chủ fax như cổng web cho phép người dùng gửi, nhận và quản lý fax điện tử bằng trình duyệt web hoặc API mà nhà phát triển ứng dụng có thể sử dụng để giao tiếp trực tiếp với phần mềm máy chủ fax.

2018-11-12_092346

Ưu điểm của máy chủ fax

☑️ Các máy chủ fax cung cấp nhiều ưu điểm so với các máy fax truyền thống.

☑️ Người dùng có thể gửi và nhận fax mà không phải rời khỏi bàn làm việc của họ.

☑️ Bất kỳ tài liệu hoặc tệp in nào cũng có thể được fax bằng điện tử mà không cần phải in trước và sau đó quét tệp.

☑️ Một máy chủ fax hợp nhất các liên lạc bằng cách hợp nhất email và fax với nhau ở một nơi duy nhất.

☑️ Hầu như mọi ứng dụng phần mềm đều có thể được mở rộng với khả năng fax, cho phép tự động hóa fax.

☑️ Một máy chủ fax thay thế các máy fax có xu hướng tạo ra chất thải, tốn kém để duy trì và hạn chế năng suất của người dùng.

☑️ Các bản fax đến có thể được định tuyến bằng điện tử, giảm hoặc loại bỏ việc sử dụng giấy.

☑️ Thông thường, đào tạo người dùng tối thiểu hoặc không yêu cầu khi sử dụng máy chủ fax.

☑️ Một máy chủ fax có thể làm giảm đáng kể số lượng đường fax khi máy chủ có thể xếp hàng fax và truyền chúng khi có sẵn một dòng.

☑️ Fax điện tử thường dễ đọc hơn và trông chuyên nghiệp hơn.

☑️ Các máy chủ fax có vị trí trung tâm và có thể cung cấp khả năng chịu lỗi và dự phòng phù hợp với thực tiễn khắc phục thảm họa.

☑️ Một máy chủ fax có thể được cài đặt từ xa. Các vấn đề xử lý sự cố và giải quyết cũng có thể được thực hiện từ các địa điểm từ xa.

☑️ Fax vẫn là một trong những phương thức giao tiếp an toàn nhất và được chấp nhận rộng rãi như là một phương pháp có thể chấp nhận để trao đổi thông tin bí mật theo các quy định của HIPAA.

☑️ Các chính sách lưu giữ fax tự động có thể được thực hiện để đảm bảo tuân thủ luật lưu giữ dữ liệu và tài chính.

Xin chân thành cảm ơn!

Bài tham khảo Video Server là gì?